Treballar a l’estiu: Com aconseguir maximitzar el rendiment laboral

L’optimització del temps laboral és un tema que preocupa molta gent, en nivells directius o gerencials. Aconseguir incrementar el rendiment a través d’un bon maneig del temps és fonamental per a aconseguir les metes que es proposin.

Hi ha molts motius de per què la productivitat baixa. A vegades, les empreses s’enfoquen en activitats que no compleixen objectius indispensables en lloc d’enfocar-se en la realització de tasques importants; o els empleats tenen un mal maneig del temps i no arriben a complir la feina de casa en el termini que correspon.

Qualsevol sigui el cas, és fonamental tenir control i administració del temps per a organitzar la càrrega laboral i aconseguir el creixement personal, professional i de l’empresa. Per això, en Gran Via Business & Meeting Center han volgut compartir 5 consells per a aconseguir la màxima optimització del temps en el treball, aconseguits després de la seva experiència en organització d’esdeveniments i com a consultors de workspaces a Barcelona.

Com aconseguir l’optimització del temps?

Planificar les activitats i metes
La planificació de les tasques a realitzar pot estalviar grans quantitats de temps en l’execució d’aquestes. Algú que utilitza uns minuts abans de començar per a pensar com realitzarà les labors que li corresponen aquest dia, pot estalviar molt més temps que algú que improvisa la realització de la feina de casa i comet una major quantitat d’errors en el procés.

També és important planificar la setmana per endavant per a tenir una llista d’activitats per a cada dia, d’aquesta manera no s’ha de decidir cada matí el que s’ha de fer o arriscar fer tasques menys importants deixant les més urgents per a més tard, creant caos i finestres més limitades de temps.

Finalment, és bo organitzar les metes o objectius que es volen aconseguir en la setmana o per dia; donar-se terminis realitzables per a finalitzar tasques específiques ajudarà a no perdre el temps.

Prioritzar i organitzar les tasques
Una vegada organitzada la setmana, es recomana començar cada dia prioritzant les tasques que estan en la llista. Per a això es pot utilitzar un sistema bastant simple: només s’ha de diferenciar les tasques urgents de les importants.

Primer es realitzen les urgents (el que ha de solucionar al més aviat possible), després l’important (que no ha de realitzar-se immediatament, però ha de realitzar-se), i finalment el que no és important ni urgent. En prioritzar d’aquesta manera les tasques, amb el temps es farà més fàcil decidir què fer primer i s’aconseguirà una millor optimització del temps i s’aconseguiran els objectius establerts

Eliminar distraccions
En el dia laboral, es perd temps en activitats que semblen ser importants per al treball, però no ho són: les trucades telefòniques i els emails per exemple, que encara que són part del treball, poden fer perdre valuosos minuts si no s’organitza el temps que dediquem a ells. Un estudi va demostrar que en l’oficina es revisa més de 20 vegades per hora el correu electrònic convertint-lo en un dels més grans *distractores de la jornada laboral.

Per això, és bo establir un moment en el dia per a contestar els emails rebuts. Si és absolutament necessari, pot ser revisat una vegada cadascuna hora, però només contestar els missatges urgents o d’extrema importància. El mateix succeeix amb les crides: és millor designar un moment en el dia per a realitzar-les per a no destinar temps d’altres labors importants per a trucar per telèfon. També, limitar la quantitat de reunions inútils o poc productives, ajuda moltíssim a aconseguir l’optimització del temps laboral.

Una altra opció és comptar amb un servei com el que ofereix Gran Via BC als usuaris del seu centre, basat en la gestió de correspondència, així com les visites i atenció personalitzada de crides.

Ser flexible
En tenir una agenda ben ordenada i totes les tasques de la setmana en un horari específic, és fàcil sentir-se aclaparat quan no es pot complir amb les metes imposades. Per això és important ser flexible amb el pla de treball i entendre que aquest és més aviat una guia i no que ha de complir-se al peu de la lletra.

Per molt que s’intenti, no es pot controlar tot i sempre poden sorgir imprevistos o emergències que fan que hàgim de canviar de prioritats. Si això succeeix, només es pot reorganitzar el temps i continuar treballant. És recomanable donar una petita finestra de temps en l’agenda del dia per a cobrir imprevistos, d’aquesta manera s’està preparat per a qualsevol cosa.

Donar importància al descans
Finalment, és important recordar que tots som humans i necessitem temps per a descansar. Si es treballa molt temps, el cervell es cansa i aquest requereix molt més esforç per a fer tasques simples, i per tant es gasta més temps.

Hi ha una tècnica anomenada «Pomodoro» que consisteix a fer una tasca cada 25 minuts i després descansar 5 minuts; cada quatre «pomodoros» es pot descansar 15 minuts, però és important que en cada interval de 25 minuts la concentració ha de ser total en la tasca que es realitza.

Aquesta és una bona tècnica per a mantenir el cervell despert i es pot personalitzar a les preferències de cada persona. Disposar d’instal·lacions com una terrassa o espais comuns en les zones de treball permeten realitzar aquests descansos tan necessaris sense haver de sortir de les instal·lacions.