Consells per escollir la sala de reunió perfecta

Estem davant una trobada important amb el nostre millor client o un nou proveïdor, i hem de triar on tractarem els temes més rellevants. No et preocupis, en Gran Via Business & Meeting Center tenim diversos espais a la teva disposició.

Sempre que busquis una sala de reunions a Barcelona, has de preveure tot el que necessitaràs perquè la reunió sigui un èxit.

Els aspectes més importants d’una sala de reunions

En aquest blog ja hem parlat de la importància de triar una bona oficina per a la nostra empresa. Però més enllà del treball de camp, moltes vegades hem de reunir-nos amb proveïdors, clients o els propis companys; així que avui analitzarem alguns dels aspectes més importants que ha de proporcionar una sala de reunions.

Dimensions

Les mesures estimades perquè una persona estigui còmoda en una reunió o formació són d’uns 2,5 m² per persona. És a dir, si serem sis persones en la reunió, hauríem de buscar una sala no inferior als 15 m² Actualment, i mentre sigui necessari i recomanable mantenir mesures Covid de distància social en les reunions, aquesta superfície hauria de multiplicar-se x2.

Tecnologia

Segur que l’últim que volem en una reunió important és una mala connexió a internet o que els sistemes de projecció no siguin compatibles amb els nostres equips informàtics.  Hem de tenir present que la tecnologia actual és una part imprescindible de qualsevol reunió, i no podem permetre que falli de cap manera.
Equips actualitzats, tècnics que puguin ajudar-nos o tot el material necessari per a una bona reunió (projectors, altaveus, pantalles i pissarres interactives) son elements que hem d’exigir a qualsevol sala de reunions.

Mobiliari

Un altre aspecte important a l’hora de triar una sala. L’ideal és comptar amb espais i equipament que es pugui configurar, que permeti tot tipus de formats: taula imperial per una reunió formal, taula en U per a formacions dinàmiques o configuracions en teatre, escola o còctel. El tipus de convocatòria i els seus objectius determinaran la forma en la qual distribuïm als convocats.

I el disseny de la sala també és molt important. La decoració no ha de ser protagonista, sinó acompanyar, proporcionant confort i un entorn de professionalitat. Aposta per la sobrietat (en la major part dels casos) i tracta d’incloure algun element corporatiu.

Serveis

Quan triem convocar la nostra reunió en un centre especialitzat  com a Gran Via Business & Meeting Center, optem per molt més que un espai físic. Tanmateix, decidim disposar d’un conjunt de serveis i el suport de personal especialitzat en assessorament i organització d’esdeveniments incloent, naturalment, assessoria IT.

També hem de tenir en compte aquests serveis complementaris que donaran valor afegit a la nostra reunió. La possibilitat de prendre un cafè, els serveis de càtering preparant un brunch o un coffee de mitja tarda són opcions interessants que hem de valorar.

Zones informals

Finalment, no podem oblidar alguns espais menys formals que una sala de reunions a l’ús. Pot ser que en aquesta ocasió necessitem un ambient més relaxat i tranquil, o vulguem un segon lloc en la nostra reunió que ens convidi al descans amb terrassa, sofàs, algun refresc…

Aquí s’incentiven les xerrades disteses i poden donar lloc converses molt interessants que no es veuen dins del marc d’una reunió formal. Tot és qüestió de conèixer exactament què busquem a cada moment per a triar la millor elecció

Hauràs pogut comprovar que hi ha diferents aspectes que hem de tenir en compte perquè la nostra convocatòria sigui un èxit. Tria la sala de reunions amb temps i planifica bé la teva reunió o esdeveniment,  buscant el suport de professionals de les reunions com l’equip que trobaràs en les nostres instal·lacions.